معرفی واحد / بخش:

در علوم پزشکی،رشته مدارک پزشکی طی دهه های اخیر نقش اساسی در انجام پژوهش های بالینی ایفا نموده است. و در واقع مهم ترین منبع قابل استناد در این گونه پژوهش ها محسوب می شود.بعلاوه پایه اولیه ایجاد بانک های اطلاعات علمی پزشکی هر کشور را مدارک پزشکی و علمی نبودن نحوه تدوین،نگهداری و مکانیزم استفاده از مدارک پزشکی در سطح ملی را تشکیل می دهد.

بخش مدارک پزشکی  بیمارستان در راستای مدیریت اسناد و مدارک پزشکی بیماران وظایف متعددی را به عهده دارد.مدیریت،برنامه ریزی،توسعه و اجرای اموری از قبیل نظارت بر تکمیل مستندات،تحویل گرفتن پرونده بیماران ترخیصی،مرتب سازی اوراق پرونده،رفع نقایص اطلاعاتی پرونده و کدگذاری بیماری هاو اعمال جراحی مطابق با کتب طبقه بندی بین المللی،بایگانی ایمن و بازیابی سریع پرونده ها ،پاسخگویی به ارباب رجوع ،همکاری در جهت تکامل سیستم اطلاعاتی بیمارستان و حرکت به سوی پرونده الکترونیک ،هماهنگی  با سایر قسمتهای بیمارستان  و.... را به عهده دارد.

 

معرفی مسوول واحد / بخش:

مهسا دلیر، کارشناس آمار و مدارک پزشکی ، با پست سازمانی :مسئول بایگانی و آمار و مدارک پزشکی

معرفی مسوول فنی واحد / بخش

-

شرح وظایف

شرح وظایف مسوول بخش:

۱- تقسیم کار بین پرسنل واحد ونظارت برنحوه صحیح عملکرد ایشان.

۲- ایجاد انگیزه درپرسنل به منظور بالا بردن کیفیت کارها.

۳- کنترل پاسخگویی به مکاتبات اداری وپاراف نامه ها و پاسخ گویی به مکاتبات مربوط به مدارک پزشکی از قبیل پزشکی قانونی و ارگانهای دیگر با استفاده از سوابق و اطلاعات پزشکی با هماهنگی ریاست ویا مدیریت مرکز .

۴- برنامه ریزی برای ایجاد بایگانی استانداردجهت پاسخگویی سریع به ارباب رجوع.

۵- تشکیل ماهیانه کمیته مدارک پزشکی و پیگیری مصوبات آن وحضور درجلسات و کمیته ها ی بیمارستانی

۶- ارزیابی ماهیانه کارکنان ازلحاظ کاری واخلاقی وآگاه کردن آنها ازموارداخذوکسر کارانه وتشویق ، تنبیه وارائه رهنمودهای لازم.

۷- نظارت بر کدگذاری بیماریها و اعمال جراحی براساس طبقه بندی بین المللی ،بر انجام اموربایگانی پرونده ها  براساس روشهای تعیین شده.

۸- بررسی و تحقیق درباره بهبود فرمهای مدارک پزشکی ، روشهای کار، وسایل ، جاومکان واحد مدارک پزشکی .

۹-تهیه وتنظیم آمار مورد لزوم جهت مقامات بهداشتی ودرمانی کشور.

۱۰- شرکت در دوره های آموزش شغلی و مدیریتی به منظور افزایش مهارتهای شغلی .

 ۱۱-تهیه و تنظیم آمارها و شاخصهای بیمارستانی  و تجزیه و تحلیل آنها اعم از آمارهای مراکز درمانی ، مراکز پاراکلینیک و آمار فعالیت بیمارستان ، آمار مراجعین به پزشکان

۱۲-ارائه آمارهای مورد نیاز مدیریت و پاسخگویی به آمارهای متفرقه از بخشهای بالینی

۱۳-ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی بیمارستان و کلینیک هنری و ارائه گزارشات مربوطه درصورت نیاز

۱۴-ثبت کلیه ی آمارها در سایت آماری آواب Avab.behdasht.gov.ir  به صورت ماهیانه

۱۵-تهیه شاخص های اولویت دار بخش اورژانس

۱۶- همکاری د رتحویل پرونده جهت امور تحقیقاتی

۱۷- پیگیری تامین نیروی انسانی در واحد مربوطه

۱۸- انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق   

بخش مدارک پزشکی شامل ۴ واحد میباشد :۱)امار ۲)کدگذاری ۳)بایگانی   ۴)پذیرش که شر ح   وظایف هر واحد در زیر توضیح داده می شود :

شرح وظایف کدگذار:

۱)رعایت قوانین و مقررات و ضوابط بیمارستان

۲)کد گذاری تشخیص اولیه بر اساس کتاب ICD۱۰

۳)کد گذاری تشخیص نهایی بر اساس کتاب ICD۱۰

۴)کد گذاری علت خارجی بر اساس کتاب ICD۱۰

۵)کد گذاری علت زمینه ای فوت بر اساس کتاب ICD۱۰

۶)کدگذاری اقدامات و اعمال جراحی بر اساس کتاب ICD۹CM

۷)پاسخگویی به نامه های مراجع قانونی و ذیصلاح با هماهنگی مسئول مدارک پزشکی

۸)انجام کلیه امور محوله طبق دستور مافوق

شرح وظایف مسئول واحد آمار:

 ۱)رعایت قوانین ومقررات وضوابط بیمارستان

۲) پیگیری وتهیه فرم های مورد نیاز واحد جهت جمع آوری اطلاعات آماری

۳) پیگیری و دریافت فرم های آماری تکمیل شده از تمام بخش های بیمارستان

۴) محاسبه و ارائه شاخص های آماری

۵)ارائه آمار به اداره آمار دانشگاه به صورت ماهیانه

۶)ارائه آمار ماهیانه وسالیانه از تمام فعالیت های بیمارستان

۷) نگهداری سوابق فرم ها و گزارش ها طبق ضوابط مربوط

۸)انجام کلیه امور محوله طبق دستور ما فوق

۹)وارد کردن آمارهای جمع آوری شده از واحدهای مختلف به صورت روزانه در کامپیوتر در محیط  Excel

۱۰) جمع بندی آمار بخشها در پایان ماه و ورود در سایت برنامه جامع آماری در قسمت فرم فعالیت بیمارستان.

۱۱)گرفتن آمار مراجعین سرپایی از کلیه واحدها مثل آزمایشگاه،رادیولوژی،سی تی اسکن،اورژانس مامایی،درمانگاه تخصصی و عمومی و....ووارد کردن آمار در سایت برنامه آماری فرم مراجعین سرپائی

۱۲)جمع آوری آمارزایمان و سزارین و آماده کردن آنها طبق فرم زایمان موجود در برنامه جامع آماری

۱۳) جمع آوری آمار اتاق عمل و ورودآماردرسایت مربوطه

۱۴) پاسخگویی به ریاست و مدیریت و مسولین بخشهاو اماده کردن امارهای درخواستی

۱۵) تهیه و تنظیم تمام فرمها ی مربوط به آمار

۱۶) جمع آوری برگه های تریاژ  و استخراج مواردی مانند زمان اولین ویزیت بیماران ، زمان خدمات پرستاری ، زمان اقدامات پاراکلینیک و میزان رضایتمندی بیماران از واحد اورژانس و رسم نمودارهای مربوطه به صورت ماهیانه ، شش ماهه و سالیانه  و ارسال به معاونت

شرح وظایف واحد بایگانی:

·        رعایت قوانین و مقررات و ضوابط بیمارستان

·        تنظیم اوراق و حذف اوراق اضافی پرونده براساس ترتیب استاندارد

·        اسکن اوراق اصلی پرونده های پزشکی که جاری هستند.

·        الصاق پوشه برای هر پرونده و ثبت شماره پرونده، نام و نام خانوادگی بیمار بر روی پوشه

·        تلاش جهت رعایت اصل محرمانگی اطلاعات با رعایت اصول واگذاری پرونده پزشکی

·        بایگانی صحیح پرونده پزشکی طبق دستورالعمل بایگانی(پرونده بیماران بستری بر طبق شماره دهی سریال و پرونده سرپایی بر اساس تاریخ پذیرش)

·        بازیابی و تحویل پرونده های پزشکی از بایگانی به درخواست کننده طبق قوانین و دستورالعمل تحویل پرونده پزشکی

·        پیگیری جهت بازگشت پرونده هایی که تحویل بخش ها داده شده است.

·        شمارش اوراق پرونده قبل از ارسال یا تحویل پرونده به درخواست کننده و چک آن در زمان تحویل گرفتن پرونده

·        پیش بینی فضای مورد نیاز بایگانی و اعلام به مسئول مربوطه

·        حصول اطمینان از سالم بودن سیستم اطفاء حریق در بایگانی

·        پاسخگویی به نامه های مراجع قانونی و ذیصلاح با هماهنگی مسئول مدارک پزشکی

·        مشخص نمودن پرونده هایی که زمان امحای آن فرا رسیده است مطابق با دستورالعمل استاندارد (بستری۱۵ سال، سرپایی۵ سال، اورژانس۳ سال )

·        کنترل نهایی پرونده های فایل شده و ارسال لیست پرونده های که به بایگانی نرسیده اند به مسئول مربوطه

شرح خدمات ارائه شده توسط واحد / بخش

فرایند کار:

۱.     تحویل پرونده از بخش بالینی بیمار و کنترل پرونده های بستری جهت رفع نقص آنها

۲.     عودت پرونده ناقص به بخش مربوطه  و تحویل آن حداکثر تا ۱۴ روز

۳.     کدگذاری بیماریها،اعمال جراحی و سایر اقدامات درمانی مطابق با آخرین ویرایش ICD۱۰

۴.      فرایند ارائه گزارش از  بیماریها جهت امور آموزشی ، تحقیقی و درمانی

۵.     ترتیب اوراق پرونده ها

۶.     فرایند اسکن و ذخیره سازس اوراق در کامپیوتر

۷.     فرایند پوشه گذاری و نام نویسی روی پوشه ها

۸.     بایگانی کردن مدارک پزشکی پس از ترخیص بیمار به روش شماره ای سریال مستقیم

۹.     ارائه مدارک پزشکی به متقاضیان جهت امور ادامه درمان، کمیسیون پزشکی ، پزشکی قانونی ، دادگاه و ..

۱۰.تهیه اطلاعات دقیق تعداد خدمات ارائه شده کلینیکی،پاراکلینیکی و بستری به بیماران و تهیه گزارشات آماری به صورت جدول ،نمودارها و تحلیل نتایج آنها به منظور استفاده مدیران و برنامه ریزان بیمارستان و سطوح بالاتر مدیریتی.

 

تعداد نیرو ها به تفکیک / رشته و شغل

این واحد با ۴ پرسنل مشغول به ارائه خدمات می باشد.

مهسا دلیر      

پست فعلی : مسئول و احد

ندا عباس زاده فرد:

مدرک تحصیلی:کارشناس آمارو مدارک پزشکی،   پست سازمانی:کارشناس آمار و مدارک پزشکی، پست فعلی متصدی کدگذاری

زهرا پارسافر:

مدرک تحصیلی:دیپلم ، پست سازمانی: بایگان مدارک پزشکی ، پست فعلی متصدی بایگان

حمید رضا کارگر :

   مدرک تحصیلی:کاردان حسابداری  ، پست سازمانی : نگهبان،  پست  فعلی:متصدی تفکیک اوراق

 

تجهیزات بخش / واحد:

 کامپیوتر -دستگاه پانچ - دستگاه منگنه بزرگ -  پوشه- کتاب ICD۹CM، کتابICD ۱۰، میز تحریر- قفسه-اسکنر-پرینتر-دستگاه منگنه برقی

 

افتخارات بخش / واحد:

-

 

 

چشم اندازه بخش / واحد:

ما آرزو داریم کاملترین و کاربردی ترین مدارک پزشکی را همراه با تحلیل و بررسی داده ها  برای یاری رساندن مدیران و تصمیم سازان مجموعه ارائه دهیم و نیز نمونه کاملی داشته باشیم از مدارک پزشکی گویا ، مستند ، علمی و با ارزش  مبتنی بر اصول سازمان بهداشت جهانی که در کوتاه ترین زمان با بالاترین قابلیت دسترسی در خدمت پزشکان ، محققان و مراجع قضایی قرار گیرد.

رسالت بخش / واحد:

ارائه خدمات به بیماران، پزشکان ،مدیران بیمارستان ها و ارائه خدمات آموزشی و پژوهشی و حفظ مطلوب کیفیت خدمات درمانی و بهداشتی همراه با در نظر گرفتن حفظ حقوق و اسرار بیماران ، مدارک پزشکی قوی ، پویا ، مستدل ، مستند را برای  خدمت به بیماران ،  جامعه پزشکی و پیرا پزشکی ، پژوهشگران و مراجع قضایی فراهم آوریم.

موقعیت فیزیکی بخش:

این واحد درحیاط اصلی بیمارستان جنب نمازخانه واقع می باشد.

مقررات بخش:

·        حضور پرسنل در ساعت موظفی خود از ۷.۳۰ الی ۱۴ جهت انجام وظیفه

·        کپی پرونده به تمام بیماران و مراجعین در صورتیکه خود بیمار و یا از افراد درجه اول بیمار (پدر،مادر ،فرزند،همسر و خواهر ،برادر) باشندو هویت آنها از طریق کارت شناسایی معتبر عکس دار احراز شود می توانند کپی پرونده خود را در اختیار داشته باشند و برا ی دریافت پرونده با مهر برابر اصل بایستی از سازمانهای ذیصلاح درخواست پرونده رسمی به همرا ه داشته باشند.

·        پژوهشگران و دانشجویان با معرفی نامه از دانشگاه مربوطه مراجعه می کنند و در صورت محفوظ ماندن هویت بیماردر موارد خاص بیماری مراقبتی، اعتیاد،خودکشی،و ......با اجازه کتبی از مدیریت می توانند پرونده را مطالعه کنند.

·        برای دریافت پرونده بایستی فرد به سن قانونی ۱۸ سال تمام رسیده باشد.